Jede Aufgabe hat eigene Zugriffsrechte. Eine Aufgabe kann entweder für Alle im Unternehmen sichtbar oder auf ausgewählte Teams und Personen beschränkt sein.
Die anfänglichen Zugriffsrechte hängen davon ab, wo die Aufgabe erstellt wird:
Meine Aufgaben: Die Aufgabe ist zunächst nur für dich sichtbar
Team-Aufgaben: Die Aufgabe erhält Zugriffsrechte basierend auf deinen Teams
Content, Frames, Stories und andere Objekte: Die Aufgabe übernimmt die Zugriffsrechte des Objekts
Eingeschränkte Boards: Die Aufgabe übernimmt die Zugriffsrechte des Boards
Sobald eine Aufgabe eingeschränkt ist, wird sie mit dem Zugriffs-Icon gekennzeichnet.
Zugriff auf eine Aufgabe festlegen oder bearbeiten
Öffne die Aufgabe und wähle im Drei-Punkte-Menü Zugriff aus.
Wähle anschließend entweder:
Alle im Unternehmen, oder
Auf bestimmte Teams oder Personen beschränkt
Bei eingeschränktem Zugriff fügst du die Teams und Personen hinzu, die die Aufgabe sehen dürfen, und wählst anschließend Speichern.
💡 Wenn du ein Team hinzufügst, erhalten alle Mitglieder dieses Teams Zugriff. Du musst nicht jede Person einzeln hinzufügen.
Zugriff prüfen oder ändern
Bei eingeschränkten Aufgaben wird das Zugriffs-Icon sowohl in der Aufgabe selbst als auch in Aufgabenlisten angezeigt.
Wähle das Icon aus, um zu sehen, welche Teams und Personen aktuell Zugriff haben. Über Zugriff bearbeiten kannst du die Einstellungen ändern.
Zuständigkeiten und Aufgabenzugriff
Zuständigkeit und Zugriff sind voneinander getrennt.
Wenn du jemandem eine Aufgabe zuweist, erhält die Person dadurch nicht automatisch Zugriff auf die Aufgabe. Ist eine zuständige Person weder direkt noch über eines der ausgewählten Teams in den Zugriffsrechten enthalten, weist Facelift darauf hin.
Füge die Person zu den Zugriffsrechten der Aufgabe hinzu, wenn sie die Aufgabe öffnen können soll.
Das gilt auch für deinen eigenen Zugriff. Wenn du dich selbst entfernst und nicht Mitglied eines anderen Teams mit Zugriff bist, kannst du nach dem Speichern den Zugriff auf die Aufgabe verlieren.
Eine eingeschränkte Aufgabe wieder für alle sichtbar machen
Öffne die Zugriffsrechte der Aufgabe, wähle Alle im Unternehmen und speichere deine Änderungen. Die Aufgabe ist anschließend wieder für alle Personen in deinem Unternehmen sichtbar.
Aufgaben, die mit anderen Objekten verknüpft sind
Aufgaben können mit Objekten in Orchestrate verknüpft werden, zum Beispiel mit Content, Frames oder Stories. Diese Objekte können eigene Zugriffsrechte haben.
Wenn du eine Aufgabe auf einem Objekt erstellst, übernimmt die Aufgabe die Zugriffsrechte dieses Objekts.
Wenn du eine bestehende Aufgabe später mit einem Objekt verknüpfst, das andere Zugriffsrechte hat, fragt Facelift, ob die Zugriffsrechte des Objekts für die Aufgabe übernommen werden sollen.
Wenn sich die Zugriffsrechte eines Objekts ändern, kann Facelift diese Änderung auch auf die zugehörigen Aufgaben anwenden. Du kannst entscheiden, ob die Aufgaben aktualisiert werden sollen oder ihre bisherigen Zugriffsrechte behalten. Aufgaben, auf die du keinen Zugriff hast, werden dabei übersprungen.
So können die Zugriffsrechte eines Objekts und seiner Aufgaben bei Bedarf aufeinander abgestimmt werden, während einzelne Aufgaben weiterhin eigene Zugriffsrechte behalten können.