Un grand nombre d'options sont disponibles pour la création de vos stratégies d'approbation des publications. Les règles d'approbation déterminent les utilisateurs qui sont inclus dans ce process de validation (les demandeurs et approbateurs) ainsi que les réseaux et profils concernés. Nous vous proposons 2 process :
La règle d'approbation simple (1 niveau d'approbation)
La règle d'approbation avancée (2 ou + niveaux d'approbation)
Les demandes d'approbation peuvent être adressées à leurs destinataires uniquement en dernière étape de création des publications. Les demandes d'approbation en cours peuvent être consultées depuis le dashboard d'approbation.
👑 Les Règles d'approbation sont disponibles dans certaines offres Facelift. En savoir plus sur les différentes offres ici.
Règle d'approbation simple
Une règle d'approbation dite simple permet la mise en place d'un process de validation à 1 niveau, c'est à dire qu'il n'y aura qu'une seule étape pour l'approbation du post. Vous pouvez mettre en place ce type de règle d'approbation depuis les paramètres du Orchestrate >> onglet Règles d'approbation.
Titre, réseaux et profils
Tout d'abord, les paramètres généraux : choisissez un titre pour la règle d'approbation. Celui-ci doit permettre aux utilisateurs concernés de comprendre quel est le process d'approbation employé (par exemple, renseigner la marque ou le service).
Ensuite, choisissez les réseaux concernés. Tous les profils de ce réseaux seront pris en comptes pour la règles d'approbation, à moins que vous ne personnalisiez la sélection dans la section suivante réservés aux profils. Si vous laissez la section Réseaux vide, la règle d'approbation s'appliquera à l'ensemble des réseaux importés sur la plateforme.
Vous pouvez également combiner la sélection des réseaux et profils. Dans l'exemple ci-dessous, la règle d'approbation s'applique à toutes les pages Facebook et seulement 2 profils Instagram.
Cliquez sur Sauvegarder & Continuer pour avoir un premier aperçu de la règle d'approbation. Vous pouvez à tout moment modifier les réseaux et profils.
Paramétrages des utilisateurs
Les utilisateurs qui doivent demander une approbation
Sélectionnez les utilisateurs qui pourront utiliser la règle d'approbation pour demander une validation de leurs publications. A nouveau, la règle s'appliquera à l'ensemble des utilisateurs si vous ne personnalisez pas ce champ. Cliquez sur le bouton + pour sélectionner tous les membres d'une équipe ou bien un utilisateurs spécifique.
Les utilisateurs qui peuvent approuver les demandes
Vous devez également déterminer les destinataires des demandes d'approbation. En amont, veuillez vous assurer que ces utilisateurs disposent bien des droits nécessaires dans leurs rôles. Les options disponibles :
Les membres de l'équipe : Tous les membres de(s) équipe(s) de l'utilisateur demandant une approbation peuvent approuver ou rejeter la publication.
Les membres de l'équipe et des équipes de niveau supérieur : Tous les membres des équipes de l'utilisateur demandant une approbation ainsi que les membres équipes de niveau supérieur dans la structure du compte peuvent approuver ou rejeter la publication.
Approbateurs dédiés : Cliquez sur l'icône "+" pour ajouter une équipe ou un utilisateur spécifique qui pourront approuver/rejeter les publications. Vérifiez les opérateurs ET / OU à la sélection. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs en même temps, ils seront marqués par l'opérateur OU, c'est à dire que l'approbation d'un seul sera nécessaire pour valider le post. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs de manière individuelle (en ouvrant plusieurs fois le menu +), ils seront marqués par l'opérateur ET, c'est à dire que l'approbation de tous sera nécessaire pour valider le post.
Options avancées
Paramétrer une date limite
Vous pouvez si vous le souhaitez paramétrer une date d'expiration de la demande d'approbation. La date limite se renseigne en jours, heures et minutes et fait référence au délais précédent la date de publication du post.
Si la date limite est dépassée, la demande d'approbation est automatiquement rejetée par défaut. Si vous souhaitez au contraire que les publications soient approuvées, cochez la case Approbation automatique des étapes à la fin des délais impartis.
Autoriser la sélection d'un approbateur dédié
Si vous cochez cette option, vous laissez la possibilité aux utilisateurs de choisir laquelle des personnes autorisées va recevoir la demande lors de l'envoi du post pour validation.
La demande d'approbation est facultative
Si les rôles de l'utilisateur le lui permettent, celui-ci aura la possibilité de contourner la demande d'approbation et publier directement son post.
Cliquez sur Sauvegarder pour activer immédiatement la règle d'approbation. Dans les paramètres du Orchestrate >> onglet Règles d'approbation, vous pouvez activer/désactiver les règles que vous avez créé.
Règle d'approbation avancée
Une règle d'approbation dite avancée est définie en plusieurs étapes. Ce type de règle vous offre encore plus de flexibilité pour s'adapter à tous les scénarios possibles.
Vous pouvez mettre en place ce type de règle d'approbation depuis les paramètres du Orchestrate >> onglet Règles d'approbation.
Titre, réseaux et profils
Choisissez un titre pour la règle d'approbation. Celui-ci doit permettre aux utilisateurs concernés de comprendre quel est le process d'approbation employé (par exemple, renseigner la marque ou le service).
Ensuite, choisissez les réseaux concernés. Tous les profils de ce réseaux seront pris en comptes pour la règles d'approbation, à moins que vous ne personnalisiez la sélection dans la section suivante réservés aux profils. Si vous laissez la section Réseaux vide, la règle d'approbation s'appliquera à l'ensemble des réseaux importés sur la plateforme.
Vous pouvez également combiner la sélection des réseaux et profils. Dans l'exemple ci-dessous, la règle d'approbation s'applique à toutes les pages Facebook et seulement 2 profils Instagram.
Cliquez sur Sauvegarder & Continuer pour avoir un premier aperçu de la règle d'approbation. Vous pouvez à tout moment modifier les réseaux et profils.
Paramètres généraux
Les paramètres ci-dessous s'appliquent à toutes les étapes que vous paramètrerez dans les options avancées.
Les utilisateurs qui doivent demander une approbation
Sélectionnez les utilisateurs qui pourront utiliser la règle d'approbation pour demander valider de leurs publications. A nouveau, la règle s'appliquera à l'ensemble des utilisateurs si vous ne personnalisez pas ce champ. Cliquez sur le bouton + pour sélectionner tous les membres d'une équipe ou bien un utilisateurs spécifique.
Options avancées :
Désactiver l'approbation forcée : Si vous cochez cette option, seuls les utilisateurs directement autorisés à approuver les posts dans les paramètres de la règle d'approbation pourront valider/rejeter les publications. Un utilisateur Admin, non spécifié, ne pourra pas exemple pas prendre le relais sur la demande.
Autoriser la sélection d'un approbateur dédié
Si vous cochez cette option, vous laissez la possibilité aux utilisateurs de choisir laquelle des personnes autorisées va recevoir la demande lors de l'envoi du post pour validation.
La demande d'approbation est facultative
Si les rôles de l'utilisateur le lui permettent, celui-ci aura la possibilité de contourner la demande d'approbation et publier directement son post.
Ajouter des étapes d'approbation
Ajoutez une première étape et indiquez les utilisateurs qui doivent approuver une première fois les publications. Veuillez vous assurer que ces utilisateurs disposent bien des droits nécessaires dans leurs rôles. Les options disponibles :
Les membres de l'équipe : tous les membres de(s) équipe(s) de l'utilisateur demandant une approbation peuvent approuver ou rejeter la publication.
Les membres de l'équipe et des équipes de niveau supérieur : tous les membres des équipes de l'utilisateur demandant une approbation ainsi que les membres équipes de niveau supérieur dans la structure du compte peuvent approuver ou rejeter la publication.
Approbateurs dédiés : Cliquez sur l'icône "+" pour ajouter une équipe ou un utilisateur spécifique qui pourront approuver/rejeter les publications. Vérifiez les opérateurs ET/OU à la sélection. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs en même temps, ils seront marqués par l'opérateur OU, c'est à dire que l'approbation d'un seul sera nécessaire pour valider le post.
Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs de manière individuelle (en ouvrant plusieurs fois le menu +), ils seront marqués par l'opérateur ET, c'est à dire que l'approbation de tous sera nécessaire pour valider le post.
Vous pouvez si vous le souhaitez paramétrer une date limite pour terminer la première étape d'approbation.
La date limite se renseigne en jours, heures et minutes et fait référence au délais précédent la deuxième étape de validation (avant date de publication du post).
Si la date limite est dépassée sans approbation, la demande peut être rejetée ou approuvée par défaut dans les paramètres avancés.
Ajoutez autant d'étapes que vous le souhaitez via le bouton Ajouter une étape d'approbation. Les étapes seront déployées dans l'ordre dans lequel vous les avez créées. Les utilisateurs mentionnés dans la première étape valident un post, la demande est transférée aux utilisateurs de la deuxième étape, puis de la troisième, ... jusqu'à fin de toutes les étapes.
Cliquez sur Sauvegarder pour activer immédiatement la règle d'approbation. Dans les paramètres du Orchestrate, >> onglet Règles d'approbation, vous pouvez activer/désactiver les règles que vous avez créé.
Rôles
Pour vous assurer du bon fonctionnement des règles d'approbation, certains droits doivent être attribués aux utilisateurs concernés via les rôles :
💡 Les utilisateurs qui se sont vu attribués le rôle Default User with Full Access disposent d'accès complet sur la plateforme et disposent donc déjà des droits détaillés ci-dessous.
Approuver des publications : permet à l'utilisateur de valider les publications qui lui sont assignées via une règle d'approbation. Ce rôle est obligatoire pour tout utilisateur qui doit approuver des posts dans la plateforme.
Lire les demandes d'approbation : permet à l'utilisateur de voir le détail des demandes d'approbation et d'accéder au Dashboard d'approbation. Permet également aux utilisateurs qui ont envoyé une demande d'approbation de la retirer (afin de modifier la publication par exemple).
Approuver des publications non-assignées : permet à l'utilisateur de valider une publication même si celui-ci n'a pas été mentionné dans la règle d'approbation. Dans le cas d'une règle d'approbation avancée, vous pouvez désactiver ce droit uniquement pour une règle spécifique.
💡 Les utilisateurs qui disposent de ce droit dans leur rôle peuvent publier les posts directement.
Rejeter des publications : Permet à l'utilisateur de rejeter les publications qui lui sont assignées via une règle d'approbation. Ce rôle est obligatoire pour tout utilisateur qui est désigné comme destinataire des demandes d'approbation.
Rejeter des publications non-assignées : Permet à l'utilisateur de rejeter une publication même si celui-ci n'a pas été mentionné dans la règle d'approbation. Ce rôle permet à l'utilisateur d'intervenir à n'importe quelle étape du processus d'approbation pour stopper la publication.