Für die Beitragserstellung in Orchestrate können verschiedenste Freigabestrategien angelegt werden. Diese regeln wer Freigabeanfragen einholen muss, wer diese genehmigen oder ablehnen darf und für welche Netzwerke oder Profile Freigaben eingeholt werden sollen. Es wird zwischen einstufigen Prozessen nach dem Vier-Augen-Prinzip sowie mehrstufigen, also erweiterten, Freigabestrategien unterschieden.
Freigaben werden im letzten Schritt des Beitragserstellungsprozesses eingeholt. Laufende Freigabeprozesse können in der Freigabenübersicht eingesehen werden.
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Vier-Augen-Prinzip
Eine Freigabestrategie nach dem Vier-Augen-Prinzip ermöglicht die Abstimmung von Inhalten zwischen zwei Personen. Eine solche Strategie kannst Du in den Admin-Einstellungen im Bereich Orchestrate unter dem Punkt Freigabestrategien erstellen. Klicke dafür auf Freigabestrategie anlegen und wähle Vier-Augen-Prinzip aus.
1) Titel, Netzwerke und Profile
Im ersten Schritt werden allgemeine Einstellungen getroffen.
Titel: Gib der Freigabestrategie einen aussagekräftigen Titel. Er kann ggf. von den anfragenden Personen gesehen werden.
Netzwerke: Gib an, ob die Freigabestrategie nur für bestimmte Netzwerke gelten soll. Dies bezieht sich auf alle Profile, der ausgewählten Netzwerke.
Profile: Gib an, ob die Freigabestrategie nur für bestimmte Profile gelten soll.
💡Triffst Du keine Auswahl für Netzwerke/Profile gilt die Freigabestrategie für alle Netzwerke/Profile. Netzwerk- und Profilauswahl lassen sich kombinieren.
Beispiel:
Möchtest Du, dass sich die Freigabestrategie auf alle Facebook-Profile sowie auf zwei bestimmte Instagram-Profile bezieht, wählst Du im Bereich Netzwerke Facebook aus. Zusätzlich wählst Du die zwei Instagram-Profile im Bereich Profile aus.
Nach Auswahl der Netzwerke gelangst Du über Speichern und fortfahren gelangst Du in den nächsten Schritt.
2) Personen festlegen
Wer soll eine Freigabeanfrage einholen?
Mit einem Klick auf das + kannst Du ganze Teams und/oder einzelne Benutzer:innen auswählen, für die die Freigabestrategie gelten soll.
💡Triffst Du keine Auswahl müssen alle Personen Freigaben einholen.
Wer kann Freigaben erteilen?
Achte darauf, dass die gewählten Personen die entsprechenden Berechtigungen haben und wähle zwischen den folgenden Möglichkeiten:
Teammitglieder: Jedes Teammitglied der anfragenden Person kann eine Freigabe erteilen bzw. ablehnen. Bedenke, dass dies für alle Teams gilt, in denen die anfragende Person Mitglied ist.
Mitglieder aller übergeordneten Teams: Alle Mitglieder die in Teams sind, die dem Team der anfragenden Person in der Teamstruktur übergeordnet sind, können Freigaben erteilen oder ablehnen.
Spezifische Teams und Personen: Wähle hier mit einem Klick auf das + bestimmte Teams oder einzelne Personen aus, die berechtigt sein sollen, Freigaben zu erteilen oder abzulehnen.
Und-Verknüpfung: Freigaben müssen von mehreren Teams bzw. Personen erteilt werden. Hierfür musst Du die Teams einzeln hinzufügen (Dropdown nach dem Hinzufügen jeweils schließen und erneut öffnen).
Oder-Verknüpfung: Freigaben können von mehreren Teams bzw. Personen erteilt werden. Hierfür musst Du die Teams in einem Schritt hinzufügen.
3) Erweiterte Optionen
Frist setzen
Du kannst optional eine Frist setzen, bis zu der eine Freigabeanfrage bearbeitet werden muss. Diese Frist wird in Tagen, Stunden und Minuten angegeben und bezieht sich auf den Zeitraum vor der geplanten Veröffentlichung des Beitrags. Ist die Freigabefrist verstrichen wird die Freigabe standardmäßig automatisch abgelehnt. Soll der Beitrag bei Verstreichen der Frist automatisch genehmigt werden, setze ein Häkchen bei Die Freigabe wird automatisch erteilt, wenn die Frist abläuft.
Auswahl eines bestimmten Genehmigers zulassen
Setzt Du ein Häkchen bei dieser Option, muss die anfragende Person auswählen, welche Person ihre Anfrage bearbeiten soll. Sie kann in der Beitragserstellung aus einem Drop-Down-Menü aus den Nutzer:innen auswählen, die Du im Punkt Wer kann Freigaben erteilen? angegeben hast.
Einholen von Freigaben ist optional
Lege fest, ob in dieser Freigabestrategie verpflichtend eine Freigabe eingeholt werden muss oder ob sie als optionale Feedbackschleife dienen soll.
Mit einem Klick auf Speichern ist die Freigabestrategie direkt aktiv. In der Übersicht in den Orchstrate-Einstellungen unter dem Punkt Freigabestrategien kannst Du sie mit einem Klick wieder deaktivieren oder über das Drei-Punkt-Menü löschen oder duplizieren.
Erweiterte Freigabe
Eine erweiterte Freigabe hat mehrere Freigabeschritte, die aufeinander folgen. Sie kann sehr flexibel gestaltet werden und so nahezu jedes Freigabe-Szenario abbilden. Jede Strategie kann so angepasst werden, dass sie niemand, nicht einmal ein Company Admin, überspringen kann. Diese verpflichtenden Freigabestrategien dienen der Sicherheit besonders wichtiger oder sehr kritischer Beiträge.
Eine solche Strategie kannst Du in den Admin-Einstellungen im Bereich Orchestrate unter dem Punkt Freigabestrategien erstellen. Klicke dafür auf Freigabestrategie anlegen und wähle Erweiterte Freigabe aus.
1) Titel, Netzwerke und Profile
Im ersten Schritt werden allgemeine Einstellungen getroffen.
Titel: Gib der Freigabestrategie einen aussagekräftigen Titel. Er kann ggf. von den anfragenden Personen gesehen werden.
Netzwerke: Gib an, ob die Freigabestrategie nur für bestimmte Netzwerke gelten soll. Dies bezieht sich auf alle Profile, der ausgewählten Netzwerke.
Profile: Gib an, ob die Freigabestrategie nur für bestimmte Profile gelten soll.
💡Triffst Du keine Auswahl für Netzwerke/Profile gilt die Freigabestrategie für alle Netzwerke/Profile. Netzwerk- und Profilauswahl lassen sich kombinieren.
Beispiel:
Möchtest Du, dass sich die Freigabestrategie auf alle Facebook-Profile sowie auf zwei bestimmte Instagram-Profile bezieht, wählst Du im Bereich Netzwerke Facebook aus. Zusätzlich wählst Du die zwei Instagram-Profile im Bereich Profile aus.
Nach Auswahl der Netzwerke gelangst Du über Speichern und fortfahren gelangst Du in den nächsten Schritt.
2) Allgemeine Einstellungen
Die Einstellungen, die im nächsten Schritt getroffen werden beziehen sich, wie auch die Auswahl der Netzwerke und Profile, auf alle Freigabeschritte im mehrstufigen Prozess.
Wer soll eine Freigabeanfrage einholen?
Mit einem Klick auf das + kannst Du ganze Teams und/oder einzelne Benutzer:innen auswählen, für die die Freigabestrategie gelten soll.
💡Triffst Du keine Auswahl müssen alle Personen Freigaben einholen.
Weitere Optionen im mehrstufigen Freigabeprozess:
Deaktiviere Sonderberechtigung "Freigabe erzwingen": Setze hier ein Häkchen, wenn es keine Möglichkeit geben soll, eine Freigabe zu erzwingen. Mehr zu den Freigabeberechtigungen findest Du hier.
Einholen von Freigaben ist optional: Lege fest, ob in dieser Freigabestrategie verpflichtend eine Freigabe eingeholt werden muss oder ob sie als optionale Feedbackschleife dienen soll.
Die Freigabe wird automatisch erteilt, wenn die Frist abläuft: Hast Du für einzelne oder mehrere Freigabeschritte eine Frist angegeben, kannst Du hier entscheiden, was nach Ablauf der Frist geschehen soll. Standardmäßig wird der Beitrag dann automatisch abgelehnt. Setzt Du an diesem Punkt ein Häkchen, wird die Freigabe stattdessen automatisch genehmigt.
3) Freigabeschritte erstellen
Starte mit dem ersten Freigabeschritt und gib an, wer in diesem Schritt an der Reihe ist, eine Freigabe für den Beitrag zu erteilen. Achte darauf, dass die Personen die entsprechenden Berechtigungen haben. Wähle zwischen folgenden Möglichkeiten:
Teammitglieder: Jedes Teammitglied der anfragenden Person kann eine Freigabe erteilen bzw. ablehnen. Bedenke, dass dies für alle Teams gilt, in denen die anfragende Person Mitglied ist.
Mitglieder aller übergeordneten Teams: Alle Mitglieder die in Teams sind, die dem Team der anfragenden Person in der Teamstruktur übergeordnet sind, können Freigaben erteilen oder ablehnen.
Spezifische Teams und Personen: Wähle hier mit einem Klick auf das + bestimmte Teams oder einzelne Personen aus, die berechtigt sein sollen, Freigaben zu erteilen oder abzulehnen.
Und-Verknüpfung: Freigaben müssen von mehreren Teams bzw. Personen erteilt werden. Hierfür musst Du die Teams einzeln hinzufügen (Dropdown nach dem Hinzufügen jeweils schließen und erneut öffnen).
Oder-Verknüpfung: Freigaben können von mehreren Teams bzw. Personen erteilt werden. Hierfür musst Du die Teams in einem Schritt hinzufügen.
Außerdem kannst Du optional eine Frist setzen, bis zu der eine Freigabeanfrage bearbeitet werden muss. Diese Frist wird in Tagen, Stunden und Minuten angegeben und bezieht sich auf den Zeitraum vor der geplanten Veröffentlichung des Beitrags. Wie nach der Frist verfahren werden soll, entscheidest Du in den allgemeinen Einstellungen unter dem Punkt Optionen.
Füge nun über Freigabeschritt hinzufügen beliebig viele Freigabeschritte hinzu. Die Schritte werden nach der angelegten Reihenfolge ausgeführt. Zuerst muss also eine in Schritt 1 festgelegte Person eine Freigabe erteilen, dann eine Person aus Schritt 2 usw.
Mit einem Klick auf Speichern ist die Freigabestrategie direkt aktiv. In der Übersicht in den Orchestrate-Einstellungen unter dem Punkt Freigabestrategien kannst Du sie mit einem Klick wieder deaktivieren oder über das Drei-Punkt-Menü löschen oder duplizieren.
Berechtigungen
Damit die Freigabeprozesse funktionieren, musst Du den eingebundenen Personen ggf. bestimmte Berechtigungen zuweisen. Es wird zwischen fünf verschiedenen Berechtigungen entschieden, die Du im Bereich Berechtigungsprofile→ anpassen und dann den entsprechenden Nutzer:innen zuweisen kannst.
💡 Personen mit dem Berechtigungsprofil Default User with Full Access haben bereits standardmäßig alle hier vorgestellten Berechtigungen.
Freigabeanfragen akzeptieren: Erlaubt es, Freigabeanfragen zu akzeptieren. Wenn eine Person im Rahmen eines Freigabeprozesses einen Beitrag genehmigen soll, benötigt sie diese Berechtigung.
Freigabeanfragen sehen: Erlaubt es, die Freigabeübersicht mit allen Freigabeanfragen und Kommentaren zu sehen sowie eigene Freigabeanfragen zurückzuziehen.
Freigaben erzwingen: Erlaubt es, Freigabeanfragen zu akzeptieren auch wenn die Person nicht direkt angefragt wurde. Mit dieser Berechtigung kann eine Freigabe für einen Beitrag erzwungen werden, selbst wenn der Beitrag noch nicht von den ursprünglich angefragten Personen freigegeben wurde. Bei erweiterten Freigabeprozessen gibt es die Möglichkeit, dieses Recht für einzelne Strategien zu deaktivieren.
💡 Nutzer:innen mit dieser Berechtigung können Beiträge sofort veröffentlichen, obwohl sich der Beitrag noch in einem Freigabeprozess befindet.Freigabeanfragen ablehnen: Erlaubt es, Freigabeanfragen abzulehnen. Wenn eine Person im Rahmen eines Freigabeprozesses einen Beitrag ablehnen soll, benötigt sie diese Berechtigung.
Ablehnen von Freigabeanfragen erzwingen: Erlaubt es, Freigabeanfragen abzulehnen, auch wenn die Person nicht direkt angefragt wurde. Mit dieser Berechtigung kann jederzeit in den Freigabeprozess eingegriffen und ein Ablehnen für einen Beitrag erzwungen werden, selbst wenn der Beitrag noch nicht von den ursprünglich angefragten Personen abgelehnt wurde.